Zunächst eine allgemeine Beschreibung
Für einen ersten Aufruf genügen Ziel, Markt, Produktkategorie und erwartetes Ergebnis. Fügen Sie im Briefing oder ersten Brief keine geheimen Formeln, persönliche Originalinformationen von Forschungsteilnehmern oder vertrauliche Dokumente hinzu. Durch die Erstellung eines Briefings kommt keine Vertraulichkeitsvereinbarung zustande.
Kommerziell sensible Materialien
Dazu können Formeln und Konzentrationen, Prozessregime, unveröffentlichte Forschungsergebnisse und Patente, Produktionskosten, Lieferantenpreise, Verträge, Kundenstämme und Einführungspläne gehören. Die Regelung für Geschäftsgeheimnisse unterscheidet sich von der Regelung für personenbezogene Daten. Vereinbaren Sie vor der Übertragung den Zweck, die erforderliche Zusammensetzung, Zugriffsrechte, Übertragungskanal und vertragliche Verpflichtungen, ggf. NDA.
Sensible personenbezogene Daten
Gesundheitsdaten, Allergien und Nebenwirkungen, genetische Informationen und biometrische Identifikationsdaten erfordern möglicherweise besondere rechtliche Grundlagen und Schutzmaßnahmen. Übermitteln Sie außerdem keine Informationen über Kinder, Vorstrafen oder andere Daten, die einer besonderen rechtlichen Regelung unterliegen, ohne Zustimmung. Die Liste und Anforderungen hängen von der geltenden Gesetzgebung ab. Eine NDA allein macht die Verarbeitung nicht legal.
Minimierung und Depersonalisierung
Übermitteln Sie nur die notwendigen Informationen, zu denen Sie die Rechte und Rechtsgrundlagen haben. Verwenden Sie nach Möglichkeit aggregierte oder vollständig anonymisierte Daten. Das Entfernen eines Namens oder das Ersetzen durch einen Code eliminiert nicht immer die Identifizierung einer Person; Pseudonymisierte Informationen können personenbezogene Daten bleiben.
Sichere Übertragung
Senden Sie keine Passwörter, Verifizierungscodes, privaten Schlüssel, vollständigen Bankkartendaten oder zusätzliche Kopien von Ausweisdokumenten. Für zugelassene Materialien werden vorab Übertragungsweg, Empfänger, Schutzmaßnahmen, Aufbewahrungsfristen und Verfahren zur Entsorgung bzw. Rückgabe festgelegt. Eine absolute Übertragungssicherheit kann nicht gewährleistet werden.
KI und externe Dienste
Die Weitergabe sensibler Materialien an externe KI-Dienste, Übersetzer, Cloud-Speicheranbieter oder Auftragnehmer bedarf der vorherigen Zustimmung zu Zulässigkeit und Bedingungen sowie der Rechtsgrundlage der personenbezogenen Daten. Die Zusammensetzung der Materialien, Empfänger, Nutzungsbeschränkungen, Aufbewahrungsfristen und die geltenden Bedingungen für die grenzüberschreitende Übermittlung werden vereinbart. Die Website verfügt nicht über eine Funktion zum Hochladen von AI-Dateien.
Wenn das Material falsch gesendet wurde
Melden Sie den Fehler dem vereinbarten Geschäftskontakt und geben Sie dabei Datum und Titel des Materials an, ohne es erneut anzuhängen. Das Vorgehen zur Zugriffsbeschränkung, Löschung und weiteren Maßnahmen wird unter Berücksichtigung der tatsächlichen Situation und der geltenden Zuständigkeiten festgelegt. Löschen Sie für einen lokal heruntergeladenen Brief die nicht benötigte Datei auf Ihrem Gerät.